Bücher mit vielen, vielen Fotos, z. B. aus Thailand oder von Elefanten in Namibia, und die kleine Schätz-Frage an Sie: Wie viele Exemplare solcher Bücher müssen z. B. Verlage, Publizist*innen und Autor*innen auf eigene Kosten bei der Deutsche Nationalbibliothek und bei der zuständigen Landesbibliothek abliefern? Schätzen Sie einfach nach Bauchgefühl:
Wie viele Pflichtexemplare müssen abgeliefert werden?
Haben Sie Ihre Schätzung im Sinn?
Wie auch immer Ihre Schätzung lautet, sie lautet vermutlich nicht "das weiß man nie so genau" bzw. "das kann sich jederzeit rückwirkend ändern" oder "das erfährt dann man irgendwann". Eine plötzlich sich rückwirkend ändernde Anzahl an Pflichtexemplaren, ist jedoch genau die komplexe Antwort, mit der ich als Autor und Publizist schon wiederholt konfrontiert wurde. Wie kann das sein?
Die Deutsche Nationalbibliothek ändert und aktualisiert z. B. gelegentlich ihre Sammelrichtlinie, ein*e Mitarbeiter*in einer Landesbibliothek legt eine Richtlinie neu aus oder es gibt ein neues Gesetz: Die Möglichkeiten, die zu einer Änderung der abzuliefernden Pflichtexemplaranzahl führen können, sind zahlreich und die obige Aufzählung ist nicht abschließend.
Ein besonderes verwunderliches Beispiel: Sogenannte "Bücher mit Verbrauchscharakter", z. B. Malbücher, müssen bei der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) nicht abgeliefert werden. Dazu zählt neuerdings auch wieder unsere Ausmalgeschichte "Egbert wird rot". Nachdem die Deutsche Nationalbibliothek die Geschichte zunächst ab 2009 jahrelang als Malbuch ohne Ablieferungspflicht bewertete und die laufende Projektkalkulation entsprechend kein Pflichtexemplar-Budget vorsah, änderte die DNB ihre Bewertung plötzlich von "Malbuch" zu "Kinderbuch" (weil das Buch einen Text und eine Geschichte habe und daher kein Malbuch sei) und forderte gedruckte Pflichtexemplare aller Editionen in allen Sprachen explizit unter telefonischer Bußgeldandrohung per Dauerverwaltungsakt an.
Über 500 angeforderte Pflichtexemplare von "Egbert wird rot", darunter viele zweisprachige Editionen in über 100 Sprachen und Dialekten, wurden in der Folge tatsächlich in der Deutschen Nationalbibliothek an den Standorten Leipzig und Frankfurt erschlossen und katalogisiert, danach nahm eine Mitarbeiterin der DNB plötzlich rückwirkend eine erneute Neubewertung vor und erkannte in den über 200 neusten Pflichtexemplaren, die bereits bestellt, gedruckt und geliefert bei ihr auf dem Schreibtisch lagen, plötzlich nicht mehr "Kinderbücher", sondern wieder nur "Malbücher" bzw. "Bücher mit Verbrauchscharakter" (weil man die Bücher ja sogar kostenlos selbst als PDF mehrfach drucken dürfe), die sie gar nicht bearbeiten muss und die rückwirkend nicht mehr gesammelt werden und die daher ab sofort auch zukünftig nicht mehr gedruckt ablieferungspflichtig sind.
Für die ca. 1.000 Euro Bearbeitungs-, Druck- und Versandkosten für die neusten über 200 Pflichtexemplare von "Egbert wird rot", die die Deutsche Nationalbibliothek erst per Dauer-Verwaltungsakt explizit bestellt und dann weggeworfen hatte, wollte die Deutsche Nationalbibliothek nicht aufkommen. Da alle Verlage und Autor*innen zwar gesetzlich zur Ablieferung verpflichtet sind, die DNB jedoch nicht gesetzlich zur Aufnahme von Pflichtexemplaren in den Katalog verpflichtet ist, können theoretisch jedes Jahr zigtausende Pflichtexemplare einfach im Müll landen, so wie die über 200 Pflichtexemplare von "Egbert wird rot". Es lohnt sich daher, jedes Mal vor einer größeren Pflichtexemplarsendung mit der zuständigen Person kurz Rücksprache zu halten, ob sich am Regelwerk oder an der Bewertung der Bücher oder des Sachverhalts etwas geändert hat. In der Regel wird man unbürokratisch von der Ablieferungspflicht befreit, wenn die Pflichtexemplare bei Ablieferung sowieso nur in der Papiertonne landen würden.
Das obige Beispiel zeigt deutlich, dass eine Entscheidungsänderung der DNB nicht bedeutet, dass die neue Bewertung verlässlich Bestand haben wird (oder das die Landesbibliothek zu einer ähnlichen Einschätzung kommt). Es ist immer jederzeit auch wieder das Gegenteil möglich. Insgesamt haben mich die unerwarteten Meinungsumschwünge der DNB allein bezüglich des "Egbert wird rot"-Buchprojekts etliche tausend Euro gekostet und das Projekt wurde bei den noch zu realisierenden über 10.000 Sprachkombinationen zunächst komplett auf E-Books umgestellt (bei denen keine gedruckten Pflichtexemplare angefordert werden können), bevor das Projekt dann aufgrund der unkalkulierbaren Risiken bzgl. der Pflichtexemplarkosten dauerhaft ganz eingestellt wurde.
Die Kosten für über 20.000 Pflichtexemplare (zwei Exemplare pro Edition) für die restlichen über 10.000 Editionen hätten bei einer plötzlichen Neuentscheidung der DNB und der Landesbibliothek (ggf. weitere 10.000 Pflichtexemplare) bei weit über 100.000 Euro gelegen (ohne zu berücksichtigen, dass die steigenden Papier- und Energiekosten diese Kosten jederzeit auf ein Vielfaches weiter nach oben hätten drücken können).
Dieser Blogpost ist keine Rechtsberatung, sondern ein Erfahrungsbericht, daher berichte ich hier nur exemplarisch von einigen meiner persönlichen Erfahrungen, die vielleicht als vage Inspiration (oder warnende Beispiele) dienen können. Sowohl bei der Deutschen Nationalbibliothek, wie auch einer Landesbibliothek gab es erfreulicherweise schon mehrfach schnelle und friedliche Klärungen: Bei sogenannter "echter", belastender Rückwirkung, z. B., wenn die Landesbibliothek erst jahrelang Kinderbücher explizit überhaupt nicht sammeln will und dann eine neue Mitarbeiterin nachträglich doch plötzlich eine Ablieferung aller über 50.000 Kinderbücher in über 200 Sprachen und Dialekten der vergangenen Jahrzehnte fordert (überraschende, potenzielle, nicht erwartete Belastung durch Kosten für Druck, Bearbeitung, Versand, Porto, Ablieferung etc. in diesem realen Beispiel: insgesamt weit über 100.000 Euro), hilft oft sehr schnell ein höflicher Hinweis auf das Rechtsstaatsprinzip, das u. a. aus Art. 20 Abs. 3 GG hergeleitet wird und das eine solche "echte", belastende Rückwirkung in den meisten Fällen verbietet. Belastende Neuregelungen für die Zukunft sind hingegen meist zulässig und müssen gerade bei langjährigen, vielsprachigen Buchprojekten mit vielen zweisprachigen Editionen, wie z. B. "Egbert wird rot" oder "Bin ich klein?", als Kosten- und Risikofaktor unbedingt berücksichtigt werden.
Zum besseren Verständnis noch ein letztes Beispiel: Als die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) vor einigen Jahren die Sammelrichtlinie aktualisierte, rief mich eine freundliche Mitarbeiterin an und war völlig überzeugt, dass ich jetzt auch für die Vergangenheit für alle bisher mit einem Pflichtexemplar in der Sammlung vertretenen Bücher (gem. der alten Sammelrichtlinie musste für bestimmte Bücher nur ein gedrucktes Exemplar abgeliefert werden) ein weiteres Exemplar auf meine Kosten nachliefern müsse. Nach einem freundlichen Hinweis auf das Verbot belastender Rückwirkung hielt die Mitarbeiterin dankenswerterweise Rücksprache mit dem Justiziariat der DNB, erkannte das Missverständnis und die Sache war zur Zufriedenheit aller schnell erledigt.
So wünscht man sich den Rechtsstaat: Mitarbeiter*innen bei Bundes- und Landesbehörden, die bereit sind, eigene Missverständnisse zu erkennen und sich dann an die geltenden Gesetze zu halten! Meistens scheint hinter solchen Missverständnissen nach meiner Erfahrung primär lobenswertes Engagement und der gute Wille zu stecken, eine möglichst vollständige Sammlung aufzubauen und das kulturelle Erbe Deutschlands zu bewahren. Und davon profitieren wir schließlich alle!
Herzlichen Dank an die Deutsche Nationalbibliothek und die Landesbibliothek für die jahrzehntelange, erfolgreiche Zusammenarbeit!
